Informacja dotycząca ochrony danych dla Partnerów Biznesowych

1. Informacje ogólne

a) Wprowadzenie

Ochrona Twoich praw osobistych przy przetwarzaniu danych osobowych jest bardzo ważna dla spółek z grupy MAN. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z przepisami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych UE (RODO) oraz zgodnie z regulacjami prawnymi kraju, w którym ma siedzibę administrator przetwarzanych danych osobowych.

Ponadto, spółki w Grupie MAN zobowiązały się do zapewnienia pełnej oraz jednolitej ochrony danych osobowych poprzez wdrożenie wiążącej polityki dla Grupy. Zapewnia ona w Grupie Man na całym świecie poziom ochrony danych, który jest porównywalny do tego w Niemczech oraz Unii Europejskiej.

Co więcej, nasi pracownicy są zobowiązani zachować w poufności oraz chronić wszelkie dane osobowe, które są im udostępniane.

b) Administrator i osoba kontaktowa

Administratorem Twoich danych osobowych jest MAN Truck & Bus Polska sp. z o.o. (dalej jako „Administrator” lub „MAN”), z siedzibą w Wolicy przy alei Katowicka 9, 05-830 (poczta Nadarzyn).

In the event of questions relating to data protection, please contact the data protection officer/data protection coordinator at the MAN company with which you have or are initiating a contractual relationship.

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD), z którym można kontaktować się pod adresem pocztowym siedziby Administratora, elektronicznie poprzez adres e-mail: IOD@ , lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie Internetowejwe wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

2. Zbieranie oraz przetwarzanie danych osobowych

a) Ograniczenie celu oraz podstawa prawna

MAN przetwarza Twoje dane osobowe w celu zawarcia oraz zarządzania istniejącymi relacjami umownymi z Tobą oraz takimi, które mają być zawarte. W tym kontekście Twoje dane osobowe przetwarzane są dla różnych celów jako część szeregu procesów przetwarzania.

b) Źródła danych

Co do zasady Twoje dane osobowe są zbierane bezpośrednio od Ciebie w związku z zawartą z Tobą, lub mającą być zawartą relacją umowną.

c) Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w zakresie danych przetwarzanych na podstawie obowiązku prawnego oraz wykonania umowy i podjęcia działań przed jej zawarciem, niezbędne do zawarcia i realizacji umowy pomiędzy Tobą a MAN. Zamierzony cel operacji przetwarzania

Poniżej przedstawiono przegląd zamierzonych celów naszych operacji przetwarzania:

Ogłaszanie przetargu na usługi oraz materiały
Przesyłanie wniosków, wezwanie do przedstawienia oferty cenowej, ocena biznesowa oraz kontrola kompletności oferty cenowej oraz prowadzenie negocjacji.

Przetwarzanie zamówień (materiały oraz usługi)
Wystawianie, dostarczanie, przesyłanie oraz śledzenie zamówień w systemie.

Wsparcie dla dostawców
Komunikacja dotycząca produktów lub usług, odpowiadanie na pytania oraz wnioski, jak również zarządzanie ryzykiem oraz newralgicznymi punktami działalności.

Controlling zamówień
Dane dotyczące sprzedaży odnoszące się do dostawców oraz/ lub numery części.

Zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi
Zapewnienie zgodności z okresami przechowywania, zapewnienie, że wymogi zgodności są spełnione poprzez kontrole (np. sprawdzanie z listą podmiotów objętych sankcjami oraz w związku z praniem pieniędzy), prowadzenie wewnętrznego systemu kontroli (ICS) oraz inne systemy monitorowania, zapewniające że procesy biznesowe pozostają w zgodności z regulacjami.

Przetwarzane dane mogą być zaklasyfikowane do następujących kategorii:

  • Kontakty zawodowe oraz dane organizacyjne (dotyczące pracy)
  • Dane dotyczące korzystania z systemów informatycznych
  • Dane dotyczące okoliczności zawodowych oraz charakterystyka zawodowa
  • Wiarygodność kredytowa oraz dane bankowe
  • Dane dotyczące umowy

Ww. operacje przetwarzania opierają się na następujących podstawach prawnych:

  • Wykonanie umowy lub zainicjowanie zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)
  • Spełnienie obowiązku prawnego (Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)
  • Usprawiedliwiony interes Administratora (ar. 6 ust. 1 lit. f) RODO)
    • Zapobieganie oszustwom
    • Przekazywanie danych wewnątrz grupy korporacyjnej dla celów wewnętrznego zarządzania (co obejmuje dane klientów oraz pracowników)

3. Przekazywanie danych osobowych

W niektórych przypadkach Twoje dane osobowe mogą być również udostępnione innym pod-miotom:

Jeżeli udostępnienie Twoich danych osobowych jest konieczne w celu zawarcia lub zainicjowania zawarcia relacji umownych, tak jak w przypadku finansowania przedmiotu umowy lub w przypad-ku przetwarzania wspólnego zamówienia razem z partnerami właściwymi dla danego projektu (np. wytwórcy nadwozi).

Udostępnimy Twoje dane osobowe zatrudnionym przez nas dostawcom usług w ramach przetwarzania zamówień (np. digitalizacja faktur w formie papierowej oraz dostarczenie platformy dla dostawców).

Twoje podstawowe dane oraz dane kontaktowe są udostępniane w centralnej bazie danych w celu zapewnienia zuniformizowanego oraz aktualnego zestawu danych oraz w celu branżowej wymiany danych (inne spółki w ramach Grupy Volkswagen również mogą uzyskać dostęp do tej bazy danych).

Ponadto, dane mogą zostać przekazane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, m.in.: podmiotom przetwarzającym dane w celu windykacji należności, centrom telefonicznym, towarzystwom ubezpieczeniowym, firmom leasingowym, podmiotom świadczącym usługi pocztowe, dostawcom usług IT, agencjom marketingowym, firmom badającym poziom zadowolenia Klienta, podmiotom niszczącym i archiwizującym dokumenty, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami

W celu zapewnienia wysokiego poziomu ochrony prywatności zostały zawarte umowy dotyczące prywatności z wszystkimi spółkami w Grupie MAN oraz Volkswagen, które otrzymują dane.

4. Przechowywanie oraz usuwanie danych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres umożliwiający rozpatrywanie reklamacji, w tym przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku archiwizacji danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku dotyczącego przechowywania dokumentów księgowych.

Poza tymi przypadkami dane osobowe są przechowywane tylko jeżeli występuje ustawowy lub umowny obowiązek ich przechowywania.

5. Twoje prawa

Posiadasz następujące prawa, które możesz zrealizować wobec Administratora:

  • dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
  • przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub na podstawie zgody.

W celu realizacji swoich uprawnień skontaktuj się z Administratorem bezpośrednio lub za pomocą Inspektora Ochrony Danych, do którego kontakt został podany powyżej.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w odniesieniu do osób w rozumieniu art. 24 ust. 1 oraz ust. 4 RODO.

7. Bezpieczeństwo

MAN chroni Twoje dane za pomocą technicznych oraz organizacyjnych środków bezpieczeństwa przed przypadkową lub zamierzoną manipulacją, utratą, zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych.

Nasze środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie są regularnie ulepszane zgodnie z rozwojem technologicznym.

Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych